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27 octobre 2016 4 27 /10 /octobre /2016 07:15
Quelques pistes pour un système de classement efficace !

 

J'ai longuement hésité avant de vous parler de classement : "Non, mais tu n'y penses pas sérieusement, Diane ! Tu veux faire fuir tes lectrices ?"

Je le sais, le décrochage définitif n’est pas loin... (S'il vous plait, restez !).

Et pour cause, le classement, mal aimé de tous, est considéré comme LA tâche ingrate par excellence, tout juste digne d’être déléguée à la dernière stagiaire arrivée... 

Il fait d'aillers partie des tâches que l’on va procrastiner en premier.

Mais qui donc a eu la méchante idée de se lever un matin et d’inventer un jour une tâche aussi "inutile" ?

Et pourtant, je prends le risque ce matin en publiant ce billet, d'abord par pur esprit de contradiction (je suis irrécupérable sur ce point !), et puis aussi parce qu'au-delà de la réputation hautement rébarbative du dit-classement, je suis tout aussi convaincue de son rôle éminement stratégique. Le classement, que l'on veuille ou non, est d'une importance capitale !


Imaginez que j'anime une formation inter-entreprises de 3 jours sur le classement, "Classemen utile et efficace" ! Oui, 3 jours pleins à parler du classement et de ses enjeux à mes stagiaires ! Autant vous dire que je connais bien le sujet ;-)

Rassurez-vous, je ne vais pas ici vous transmettre 3 jours de contenu de formation mais quelques pistes seulement, et propositions pratico-pratiques...

 

 

Le classement, c'est de la communication !

 

Pourquoi, à votre avis, classons-nous ?

 

  1. D'abord, pour pouvoir instantanément retrouver une information au moment où on en a besoin ou on nous le demande.
  2. Pour permettre aux autres (le cas échéant) de pouvoir retrouver une information facilement en notre absence (y compris dans notre vie personnelle).

 

Car c’est véritablement au quotidien que s’éprouve la qualité d’un classement :

 

Un classement est efficace s’il permet à l’autre (et à soi)

de retrouver rapidement l’information recherchée.

 

Mettre en place un classement efficace suppose donc de concevoir une organisation de l’information qui tienne compte des logiques individuelles des différents protagonistes et les satisfasse.

 

Nous avons tous un jour été victime d’un mauvais classement : perte de temps, mauvaises décisions, énervement et impuissance sont les conséquences d’un classement dépassé et trop personnel.

 

Nous avons tous aussi été un jour cause de désordre : emprunts de documents, retard dans la réponse, déplacement de dossiers sans mise à jour des étiquettes, entassement des affaires en cours.

 

L’enlisement est vite arrivé !

 

Le classement, au fond, c’est de la communication !

Bien classer nécessite une bonne dose d’empathie, c’est-à-dire de capacité à se mettre à la place de l’autre.

En effet, chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

 

 

Je m’organise autour de ma logique de 

 

classement

 

Chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

Votre classement doit être, en quelque sorte, le reflet de vos circuits neuronaux. Il doit refléter la façon dont vous avez choisi de structurer votre activité dans votre cerveau : préférez-vous accéder à vos dossiers par clients, par type d'activités, par projets, etc. ?

 

Votre logique de classement devra se retrouver indifféremment dans :

  • Vos dossiers physiques
  • Votre ordinateur 
  • Votre messagerie professionnelle

 

 

L’astuce du Coach : Ma Super clé USB

 

Gardez à l'esprit que la clarté que vous mettrez dans l'organisation de vos dossiers, qu'ils soient virtuels ou physiques, aura un réel impact sur votre efficacité.

Je l'ai récemment éprouvé, il y a quelques mois, quand j'ai pris le temps de faire le tri et de réorganiser les documents que j'avais accumulés sur ma Super clé USB qui me suit partout et qui fait office de bureau nomade.

Mes documents avaient fini par s'y "empiler", avec de nombreux dossiers en doublon, mal classés, dont certains n'étaient même plus d'actualité. Tout ceci ne correspondait plus à mon activité.

Un jour, j'en ai eu marre et j'ai consacré une après-midi entière à tout reprendre, à réorganiser et à classer ces dossiers en fonction de ce qu'était devenue mon activité à ce moment-là. Cela m'a pris du temps mais je peux vous assurer que j'en ai gagné beaucoup par la suite. J'y ai immédiatement gagné en clarté et en productivité, et ce, toutes les fois où j'ouvrais cette fameuse clé. C'est comme si, en l’ouvrant, j'empruntais une autoroute toute tracée !

L'impact a été immédiat et durable, comme un « double effet Kiss Cool » !

Et ce, avec une simple clé USB !

C'est ce même effet que doit vous procurer un classement optimal, dans votre ordinateur, sur votre bureau même, dans vos étagères, tiroirs, etc.

 

 

 

 

Encouragez-vous en rendant la tâche agréable

 

Classer peut être considéré par nombre d’entre nous comme une véritable corvée ! (Bon, ok, je le concède, il y a plus folichon dans la vie... ).

Pourtant, nous l’avons vu, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant agir sur son état d'esprit à l'heure d'aborder cette tâche et transformer ce que vous considériez comme une "épreuve à traverser" en moment « relativement » agréable !

 

COMMENT ?

 

  • D’abord, en le ritualisant : vous pourriez, par exemple, choisir de vous y consacrer 10 à 15 minutes chaque soir avant de quitter le bureau. Parfois, 5 mn peuvent suffire. 

 

Vous pourriez également choisir de vous réserver une plage définie et si possible fixe chaque semaine pour absorber le classement, par exemple une demi-heure le vendredi de 17h à 17h 30, histoire de terminer la semaine avec le doux sentiment d'être jour.

 

Pour votre administratif perso, même combat ! Libre à vous, toujours à titre d'exemple, de lui consacrer une demi-heure par semaine en soirée si vous travaillez, ou bien une heure le vendredi matin à 9h, en fonction de vos disponibilités et du retard accumulé en la matière.

Si vous êtes à jour, un quart d’heure par semaine pour trier, traiter et classer vos papiers devraient suffire.

 

  • En vous préparant un bon thé ou un bon café avant de commencer.
  • En mettant une musique qui vous plait.
  • En commençant, tout simplement. Faire le premier pas, est-il nécessaire de le rappeler, est souvent le plus difficile. Une fois que l’on a commencé, on se rend compte que ce n'était finalement pas si terrible que ça (ni si désagréable) et que cela ne valait pas le coup de reporter depuis plus de 5 mois et d'accumuler un mètre de pile de papiers.
  • En vous y mettant régulièrement : il vaut mieux en faire un peu chaque semaine   pour traiter et classer, que deux jours entiers tous les 6 mois.

 

 

Quelques règles pour organiser et « faire vivre »

 

son classement

 

 

1- Eliminez et rangez : soyez impitoyables !

 

Evaluez le retard accumulé puis fixez une ou plusieurs journées, selon le volume de documents, que vous consacrerez exclusivement au classement (et à l’archivage). Pour commencer, videz le tiroir ou le rayonnage dont vous vous servez le plus souvent.

Pour chaque document qu’il contient, posez-vous ces questions :

 

  • Est-il vraiment utile ?
  • Depuis combien de temps ne l’ai-je pas consulté ?
  • Est-ce que je peux le détruire ?

Soyez intraitable car un des obstacles majeurs pour retrouver ce que vous cherchez, c’est précisément l’accumulation de papiers sans intérêt.

 

 

2- Une affaire classée n'est pas une affaire enterrée !

 

Tout au contraire, rangée à sa place, l’affaire en question saura répondre au quart de tour à toute sollicitation. A l’inverse, une affaire non classée a toutes les chances d’être en réalité un dossier enfoui, des papiers dispersés non disponibles au moment voulu.

 

 

3- Tout dossier emprunté s'appelle "Reviens !"

 

Pour participer à une réunion ou examiner une matière complexe, il est possible d’emprunter un dossier. Cependant, une bonne pratique consiste à laisser à sa place une fiche permettant de le retrouver… et ne pas tarder à le remettre en place enrichi du résultat de la réunion ou de la réflexion.

 

 

4- C'est au quotidien que s'éprouve la qualité d'un classement.

 

Pour garder la confiance de tous dans le classement, il faut que les informations soient constamment à jour. Cela suppose un entretien quotidien, ou à défaut hebdomadaire, qui passe par du tri, du rangement et des « purges ». Chaque chose doit avoir une place et y être !

 

 

Loin de moi l'idée, bien sûr, avec ce simple billet, de vous transformer en "Pro du classement", mais j'espère, avec ces quelques pistes, vous avoir donné envie de vous réapproprier votre classement et de changer votre regard sur celui-ci...

N'hésitez pas à partager avec moi et entre vous, via les commentaires, vos bonnes pratiques en la matière ! 

 

Profitez-bien enfin de votre prochaine séance de classement (celle que vous ne manquerez pas de programmer dès maintenant, n'est-ce pas, sur votre agenda... ) ! ;-)

 

Diane

 

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                      Diane BALLONAD ROLLAND

                    

 

 

 

Face à l'accélération du temps, prenons le temps de nous poser, osons ralentir, en soi, chez soi, mais aussi au travail, et commençons à nous réapproprier consciemment notre temps !

 

 

Je m’appelle Diane, j'ai 44 ans, je suis Coach professionnelle certifiée, spécialiste de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, Consultante et Formatrice en Gestion du temps et Equilibre de vie depuis 2010, et je suis aussi la maman imparfaite de 3 enfants. Zen & Organisée, certes, mais je vous rassure, pas tous les jours et c'est tant mieux !

Mon coeur de métier est d'aider les femmes débordées, fatiguées, stressées par les contraintes de la vie quotidienne, à se réapproprier leur temps et à (re)trouver un équilibre. C'est ce qui porte chaque jour depuis plus de 7 ans aujourd'hui.

Créé en novembre 2010, ce blog propose, à travers des articles, des ressources, des interviews ou des ateliers interactifs en ligne, une réflexion et des pistes concrètes (avec exigence mais sans recettes miracles !) pour changer notre regard sur le temps, apprendre à ralentir, nous recentrer sur nos vraies priorités, prévenir l'épuisement et trouver un meilleur équilibre entre les exigences de la vie professionnelle, les obligations de la vie familiale et nos aspirations personnelles.

 

Je suis ce que l'on appelle une "entrepreneuse nomade", travaillant aussi bien dans le train que dans un café, dans un espace de coworking ou chez moi. C'est un mode de vie qui me ressemble, doux, libre et créatif, dans lequel je m'épanouis et peux donner le meilleur :)

Je me suis créée une vie professionnelle sur-mesure : mon quotidien aujourd'hui s'organise autour de différentes activités, toutes complémentaires. Chacune d'elles sans exception me passionne, qu'il s'agisse d'accompagner sur le chemin de l'équilibre et du sens, d'écrire pour mes blogs, de travailler à un nouveau livre, de concevoir un nouvel atelier en présentiel ou en ligne, d'animer une formation, grand public ou proposée par un organisme de formation, ou encore une conférence dans une entreprise.

Entière, intuitive, multiple, j'aime les choses simples et travaille avant tout avec le coeur et en accord avec mon ressenti.

Je ne triche jamais et privilégie l'authenticité, tant dans mon travail que dans mes relations. En réalité, je n'ai aucun mérite car je ne sais pas travailler autrement que dans la confiance, la bienveillance et le respect réciproques.

Si c'est aussi votre cas, nous avons toutes les chances de nous entendre et de faire un bout de chemin ensemble !
 

"L'étoile, c'est ce qui canalise nos énergies, c'est un appel à nous mettre en route, c'est une direction que nous ressentons comme juste au sens plein du terme, c'est une finalité dont découlent les objectifs et qui leur donne de la cohérence et du sens. Elle n'est pas forcément facile ni agréable à suivre, mais c'est elle qui donne du sens à notre existence et nous permet de faire du temps l'allié de notre vie." (François Délivré)

 

Ma box "Zen & Organisé" dans Happy Life Box

 

{Manifeste pour une vie plus douce} PDF à télécharger gratuitement

 

{Mes 50 Mantras pour se réapproprier son temps} PDF à télécharger gratuitement
{Se former au métier d'home-organiser} L'Académie des Pros de l'organisation

 

{Mon podcast audio} sur Soundcloud ou Apple Podcast

 

{Le temps et moi} Mon programme de méditation sur l'app Méditer avec Petit Bambou

 

Magical Timing au travail, Concilier sérénité et organisation (2018, Rustica Editions)

 

Magical Timing, l'art de retrouver du temps pour soi (2017, Rustica Editions)

 

J'arrête de procrastiner, 21 jours pour arrêter de tout remettre au lendemain (2016, Eyrolles)

 

 

 

Membre Fondatrice et Présidente de la FFPO