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3 février 2012 5 03 /02 /février /2012 09:26
 Classement-bureau.jpg  
 

Trier ses papiers administratifs, sincèrement, entre vous et moi, qui aime ça ?
 
Je n'ai sincèrement jamais rencontré quelqu'un qui aimait passer entre une à plusieurs heures à gérer sa paperasse. Finalement, c'est plutôt rassurant puisque face à cette "corvée" pourtant incontournable, nous sommes profondément égaux !
 
   
Voici 5 petites astuces pour commencer à trier ses papiers administratifs... dans la joie et la bonne humeur !

Mais si, mais si, allez, on y croit ...
 
  
 
Astuce n° 1 :   Transformez cette tâche en moment agréable !


Trier et gérer ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde (ou presque) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse.
Autant se mentaliser un peu et transformer cette "épreuve" en moment « relativement » agréable...
  
Comment, me direz-vous ?

 
  • D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je décide d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h.

 

  • En vous préparant un bon thé ou un bon café avant de commencer.

 

  • En mettant une musique qui vous plait.

 

  • En commençant, tout simplement ! Faire le premier pas est souvent le plus difficile. Une fois qu'on a commencé, on se rend compte que ce n'était finalement pas si terrible que ça (ni si désagréable non plus) et que cela ne valait pas le coup de reporter depuis plus de 5 mois et d'acccumuler un mètre de pile de papiers.

 

  • En vous y mettant régulièrement : il vaut mieux en faire un peu chaque semaine pour traiter et classer, que deux jours entiers (voire plus !) tous les 6 mois.
 
En pensant aux pénalités de retard et autres "sanctions" dûes à votre procrastination  que vous allez économiser !  

Au besoin, offrez-vous une petite récompense ; après  l'effort, le réconfort, non ?

 

Astuce n° 2 : Equipez-vous en bon matériel ! 

Avant de commencer, faites un  point sur votre stock de petites fournitures.

Ayez à portée de mains post-it, enveloppes et carnet de timbres ou enveloppes prétimbrées, trombones, agrafeuses, calculatrice, etc.

Rien de plus désagréable de devoir s’arrêter toutes les 2 minutes pour rechercher la paire de ciseaux ou une enveloppe.

 

Astuce n° 3 : Prenez l'habitude de pré-trier votre courrier chaque jour

Au minimum, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous effectuez déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à traiter », soit dans la bannette « à classer ».

Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à côté d'une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à traiter la première (pile) et à classer la seconde. Et hop !


Astuce n° 4 : Usez et abusez des codes couleur !

Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand domaine : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.


Classement Trombones



Astuce n° 5 : Numérisez autant que possible vos documents

Pensez également à numériser vos documents au format pdf et à stocker les fichiers sur votre disque dur.
Cette petite habitude peut valoir le coup si vous commencez à manquer de place pour ranger et archiver vos papiers.
 
Dans ces cas-là, n'oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos fichiers sur DVD, clé USB ou sur un disque dur externe.
 
Certaines sociétés comme  Myarchivebox.com se propose même de numériser et d'archiver vos documents administratifs pour quelques euros par mois, dans ce qu'ils appellent un coffre-fort numérique.
 
   
Pourquoi pas ?
 
***

Enfin, pour conclure ce billet, petit rappel de la durée de conversation des documents administratifs dans cette chronique de France Bleu Hérault avec Léopoldine Dufour et Guy Pierson.

 
 
France Bleu Herault

 
 
   

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commentaires

Les petits papiers / Alex 10/09/2012 13:24

Retrouvez les infos sur mon entreprise et les differents services que je propose sur www.lespetitspapiers.info

Zen et Organisée ! 13/09/2012 11:27



Merci pour l'info !



Alex 06/09/2012 14:47

Ranger ses papiers, les organiser, traiter certaines factures en retard peut prendre beaucoup de temps et le temps c'est de l'argent ! Alors moi j'en ai fait mon métier et je m'occupe des petits
papiers des gens débordés ;-)

Zen et Organisée ! 07/09/2012 13:01



As-tu un lien vers ton site à partager avec nous, au cas où cela intéressait les lecteurs du blog ?



Natacha sans gluten 03/02/2012 15:37

Eh bien moi aussi la paperasse me barde!
J'utilise un trieur et je trie chaque jour mon courrier:
- A payer
- Pour action
- A ranger
Et une fois par semaine, je paie les factures, gère les actions et range mes papiers dans les classeurs. Si je n'ai pas le temps, je les mets dans "à ranger". Mais j'essaie de ne pas prendre trop
de retard car c'est là que tu dégoutes de la paperasse.

Merci de ton blog et de tes précieux concours!

Diane de Zen et Organisée ! 04/02/2012 17:01



Merci, Natacha, pour ta contribution et tes compliments !


Je vois que tu as trouvé l'organisation qui te convient et c'est essentiel, car je suis convaincue qu'en matière d'organisation, il n'y a pas de recettes miracles et qu'il importe à chacun de
trouve celle qui lui va bien.


Par exemple, dans mon cas personnel, bien que je le recommande, le trieur ne fonctionne pas car j'ai tendance à oublier ce qui est confortablement rangé dans le trieur... Bref, j'oublie ce que je
ne vois pas ! Alors, je préfère voir ma petite pile de la semaine qui me rappelle de temps en temps : "Eh, ne m'oublie pas !"


A très bientôt sur le blog !



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                       Diane BALLONAD ROLLAND

                      contact@zen-et-organisee.com

 

Face à l'accélération du temps, prenons le temps de nous poser, osons ralentir, en soi, chez soi mais aussi au travail, et commençons à nous réapproprier consciemment notre temps !

 

Maman de 3 enfants, je suis Coach, Consultante et Formatrice en Organisation Personnelle et Gestion du temps. 

 

Créé en 2010, ce blog propose, à travers des articles, des interviews ou des ateliers interactifs en ligne, une réflexion et des pistes concrètes pour changer notre regard sur le temps, apprendre à ralentir, nous recentrer sur nos vraies priorités, prévenir l'épuisement et trouver un meilleur équilibre entre les exigences de la vie professionnelle, les obligations de la vie familiale et nos aspirations personnelles.


"C'est le temps que tu as perdu pour ta rose qui fait ta rose si importante." (Antoine de St-Exupéry)