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17 octobre 2013 4 17 /10 /octobre /2013 05:30

Le-temps.jpg

 

« Si je disposais de huit heures pour abattre un arbre,

j’en passerais six à affûter ma hâche ».

 

1- Planifier sa journée

 

 

La planification se conçoit idéalement à la journée, en utilisant un plan de journée, ou un plan quotidien, ou encore en notant ses priorités du jour dans son agenda.

Dès la veille au soir, le simple fait de jeter un œil sur votre semaine et de noter 3 à 5 priorités pour le lendemain vous aidera à visualiser votre journée, libèrera votre mémoire et fera travailler votre subconscient pendant la nuit.

 

2- Perdre du temps pour en gagner

 

Retenez bien ceci : « Je prends du temps pour gérer mon temps ».

Il faut en effet accepter de « perdre » un peu de temps chaque jour pour en gagner. Et planifier, c’est gagner du temps. Une récente étude a révélé qu’en consacrant huit malheureuses minutes par jour à planifier, nous pouvions gagner une heure dans la journée.

L’idée à retenir, pour faire simple, c’est que plus on a de choses à faire, plus il faut prendre de temps pour planifier !

Pourtant, nous avons tous cette tendance naturelle à faire exactement l'inverse, saisi par la panique de ne pas parvenir à "tout" faire. Une panique qui finit par nous paralyser et nous ôter toute lucidité pour avancer et accomplir nos priorités du jour.

 

3- Apprendre à fixer des limites

 

Pour bien gérer son temps, il faut savoir fixer des limites. A soi d'abord. Et aux autres.

Lorsque vous fixez des limites, vous gardez la main. Vous restez dans le choix.

 

Voici quelques applications qui s’inspirent de la vie professionnelle mais qui sont transposables, bien au contraire,  à la vie personnelle et familiale :

 

1-   Je fixe une durée pour chaque chose. Vous devez rédiger un communiqué de presse ? Donnez-vous un temps précis pour le faire.

  

2-    Lors d’un rendez-vous, je préviens mon interlocuteur, dès le départ, du temps dont je dispose. En fixant des limites, le rendez-vous va s’organiser automatiquement sans déborder.

  

3-   Idem pour les conversations téléphoniques : je cadre d’emblée en donnant des limites de temps : « je dispose de X temps ».

  

4-    Autre astuce : je ne donne pas de rendez-vous à heures tapantes, mais à 9h 15 au lieu de 9h, ou 14h 45 au lieu de 14h 30. Effet garanti !

  

5-  Je note les points essentiels de ce qui a été dit lors d’un rendez-vous ou même d’un entretien téléphonique (sorte de « relevé de conclusions ») immédiatement après l'entretien, et je reporte sur l’agenda ce qui doit l’être (on libère l’esprit et on évite les oublis).

  

6-    Je définis des temps de non disponibilité, des zones de non interruption en fixant par exemple des créneaux d’ une ou deux « heures calmes » par jour, porte fermée si vous avez un bureau indépendant, sans téléphone, sans email… et sans enfants à proximité si vous êtes à la maison !

  

L'heure calme à la maison vous fera du bien mais fera également du bien à votre enfant qui en profitera, isolé dans sa chambre, pour se reposer, lire ou jouer tranquillement.

 

 

4- Savoir dire non (mais aussi savoir ne pas dire oui !)

 

Savoir dire non est difficile (sauf entre 18 mois et 3 ans !). C'est même plus difficile pour certain(e)s que pour d'autres car notre capacité à dire non est directement corrélée à la connaissance de nos besoins profonds et de nos valeurs, et plus directement encore, à notre estime de nous-même.

 

Plus nous sommes dans l'estime de nous-même, plus il nous est facile d'opposer un non affirmé, serein, non agressif à la demande de l'autre.

Ce non-là est facile car il permet de rester en accord avec soi.

Savoir dire non est une compétence à développer impérativement pour fixer des limites sereinement et gérer efficacement son temps.

Cela équivaut à s’accorder le droit de refuser une demande.

 

Or, dans certains cas (le mien par exemple), le plus difficile n'est pas de savoir dire non mais de ne pas dire oui ! Je m'explique : en ce qui me concerne par exemple, je n'ai jamais eu aucune difficulté à dire non à l'autre, de manière diplomate et respectueuse bien sûr, si la demande me semble inappropriée ou ne pas correspondre à mes besoins ou à mes priorités du moment. En revanche, je me méfie comme de la peste de ma nature enthousiaste et de mon attrait pour les défis en tous genres, qui m'amènent, le plus souvent, à m'emballer et à accepter plus qu'il n'en faudrait de nouvelles propositions. Bref, j'ai du mal à résister (je vous rassure, dans certains domaines seulement) à la tentation ! What do you expect !

 

Si vous êtes comme moi, la meilleure parade à votre enthousiasme naturel est de différer votre réponse de quelques jours : fixez-vous pour règle de ne jamais donner votre accord de suite. Laissez-vous quelques jours de réflexion et pesez le pour et le contre de votre engagement.

Il vous sera plus aisé, à tête reposée (froide ?), de mesurer si vous pouvez réellement assumer cette nouvelle charge dans votre emploi du temps et surtout si elle en vaut la peine, au regard des priorités que vous vous aurez fixées.

 

5- Tutoriel pour alléger son agenda en moins de 5 minutes

  

 

Quand vous vous sentez débordée, que vous sentez que vous ne maîtrisez plus la situation, physiquement, ou psychiquement, n’ayez aucun scrupule à alléger votre agenda. 

 

Concrètement, comment fait-on ?

1)       On ouvre son agenda.

  

2)       On décroche son téléphone.

 

3)       On annule (ou reporte à une date bien ultérieure) son rendez-vous.

 

4)       On souffle un bon coup et on respire !

 

 

C’est simple mais terriblement efficace !

 

 

Et vous verrez, personne ne mourra. RE-LA-TI-VI-SEZ ! La terre ne s’est pas arrêtée de tourner pour autant.

 

Et profitez du temps que vous venez de libérer instantanément, dans votre agenda, mais également dans votre esprit !

 

 

 

Pour conclure

 

 

"Choisir, c'est être libre"  (Claudy Mailly)

 

Vous remarquerez, qu'il s'agisse de fixer des limites, de savoir dire non ou encore d'alléger son agenda, que tout repose sur le choix. Je pourrais vous parler de gestion du temps sur des pages et des pages, mais là n'est pas le propos.

 

Car j'aimerais que vous reteniez une seule idée-maître :

 

La gestion de votre temps repose essentiellement sur

votre capacité   à faire des CHOIX et à fixer des limites,

en accord avec vos valeurs,   dans le respect de vos priorités,

et dans l'affirmation de qui vous êtes.

 

 

Plus que tous les discours du monde, le comprendre, l'expérimenter, l'intégrer dans votre quotidien vous permettra de reprendre dès aujourd'hui la main sur l'organisation de votre temps.

 

 

Alors, prêtes à reprendre la main ?

 

 

 

 

Quelques articles pour aller plus loin :

 

- S'alléger pour se sentir (enfin) vivre !

- Savez-vous déconnecter ?

- Trouver du sens, retrouver du temps

- Apprendre à ralentir et à trouver son Tempo Giusto

- Se réapproprier son temps, selon Sénèque 

 

 

(Extrait du livre Envie d'être zen et organisée ?, paru aux Editions Tournez la page dans la collection Femmes actives en janvier 2013). 

 

 

 

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Signé par Zen et Organisée ! - dans Se réapproprier son temps
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commentaires

Sasuze Reseau 02/11/2016 21:34

Meme avec deux agendas j'arrie pas a gerer mon cas est terible

Marie-Noëlle 12/05/2016 20:44

Haha bienvenue au club des enthousiastes qui ont envie de tout faire (dans certains domaines). Toutes les suggestions données sont très utiles. Bravo pour cet excellent article!

SAKHAI MOHAMED ( NACER) 20/04/2016 23:30

Merci pour ces précieux conseils ! ça fait du bien aussi d'utiliser des applications qui permettent de prendre et partager des notes facilement, de générer des comptes rendus instantanément mais
aussi gérer ses objectifs et ses projets.

miriam 18/04/2016 10:29

très intéressant,je vais essayer j'espere que ca marchera avec moi.

dapton 11/03/2016 11:32

je dois avouer que tes conseils sont pour moi un opium merci beaucoup, et plus de progres dans ton boulot car tu as encore bcp a m'apprendre au plaisir de te lire.

MikeHurt 11/02/2016 01:00

Bon article !

sylla 06/02/2016 17:24

Merci j'ai beaucoup aimé

Zen et Organisée ! 08/02/2016 15:27

Avec plaisir, Sylla !

Benjamin 02/02/2016 14:59

Bonjour Diane,
merci pour cet article riche en contenu.

L'astuce n°2 parait anodine, mais je suis d'accord avec vous, son impact est réel. Investir de son temps pour en gagner par la suite.

Un message fort qui transpire de votre billet est que "avant même de ce jeter sur les outils informatiques pour mieux gérer son temps, c'est d'abord sur soi qu'il faut travailler pour améliorer sa productivité".

Pour compléter le "savoir dire non aux autres" qui est indispensable, il faut également savoir dire non aux sollicitations extérieurs types téléphone, internet, etc...
Une des plaies de notre époque je trouve, se niche dans les interruptions. Accorder du temps à ces demandes, c'est leur donner automatiquement plus d'importance que notre travail en cours. Et franchement, dans combien de cas lire un SMS et y répondre est plus important que notre activité du moment ? Rarement !
On sous-estime l'impact d'une interruption sur notre travail. Le temps nécessaire pour se concentrer à nouveau est parfois long.

Bonne continuation, votre blog est une mine d'or pour les jeunes maman, mais je vous le confirme, également pour les jeunes papa tels que moi.
Au plaisir de vous lire.
Amicalement
Benjamin

Diallo 24/01/2016 15:52

Merci pour cette article, je pense que je devrais utiliser ces clés car je suis un grand procrastinateur. j ai utilisé differents outils sans succès, surtout avec la motivation mais depuis je me culpabilise et je suis maintenant un peu stressé parce que je pensais que je n'arriverais jamais.
merci encore. Bonne journée.

Adrien 01/10/2015 15:13

Merci pour cet article, la première astuce est celle qui m'aide le plus. Rien qu'en prenant le temps de noter chaque soir ce que j'ai l'intention de faire le lendemain, je me sens plus serein et plus productif. Et le matin je peux me mettre directement à l'action.
Par contre je ne comprend pas bien en quoi le fait de mettre un rendez-vous à 14h15 plutôt que 14h pile te permet de mieux gérer ton temps ?

Zen et Organisée ! 01/10/2015 18:01

L'impact est surtout du côté de ton interlocuteur (de visu ou par téléphone) qui se dira, inconsciemment ou pas d'ailleurs, que tu ne "badines" pas avec le temps et il sera de fait plus enclin à respecter le créneau fixé ;-)

Titi 30/09/2014 11:05

Merci pour ces précieux conseils ! ça fait du bien aussi d'utiliser des applications qui permettent de prendre et partager des notes facilement, de générer des comptes rendus instantanément mais
aussi gérer ses objectifs et ses projets.

Zen et Organisée ! 09/10/2014 14:12



Oh oui, bien sûr !



C&N-HOME OFFICE SECRETARIAT 16/12/2013 10:15

Merci beaucoup pour vos conseils.

NiniDS 24/10/2013 08:27

Merci pour ces conseils plein de bon sens, je vais essayer de les appliquer régulièrement (quelquefois, j'y arrive, d'autres fois...)
Bises, belle journée.

Zen et Organisée ! 29/10/2013 19:21



Ravie que ces conseils te plaisent ! Merci pour ta visite, Nini !


Bien à toi, 


Diane



julesetmoa 17/10/2013 12:36

J'aime vous lire ... car avec vous, tout semble si facile !
J'ai pris note et je vais reprendre la main !
Merci
Caroline

Zen et Organisée ! 17/10/2013 16:15



Avec plaisir, Caroline ! Je vous rassure, tout n'est pas toujours facile pour moi non plus mais ça vaut le coup de s'accrocher car le bénéfice est réel.


Bises



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                       Diane BALLONAD ROLLAND

                      contact@zen-et-organisee.com

 

Face à l'accélération du temps, prenons le temps de nous poser, osons ralentir, en soi, chez soi mais aussi au travail, et commençons à nous réapproprier consciemment notre temps !

 

Maman de 3 enfants, je suis Coach, Consultante et Formatrice en Organisation Personnelle et Gestion du temps. 

 

Créé en 2010, ce blog propose, à travers des articles, des interviews ou des ateliers interactifs en ligne, une réflexion et des pistes concrètes pour changer notre regard sur le temps, apprendre à ralentir, nous recentrer sur nos vraies priorités, prévenir l'épuisement et trouver un meilleur équilibre entre les exigences de la vie professionnelle, les obligations de la vie familiale et nos aspirations personnelles.


"C'est le temps que tu as perdu pour ta rose qui fait ta rose si importante." (Antoine de St-Exupéry)