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18 novembre 2016 5 18 /11 /novembre /2016 06:25
Gérer son temps quand le quotidien se complique...

La gestion du temps telle qu'on la conçoit ici et là repose, et c'est principalement ce qu'on lui reproche, sur des principes, certes qui ont fait leurs preuves (pour la plupart), mais qui semblent complètement déconnectés de la réalité. 

Très beaux sur le papier, ces principes ne résistent souvent pas à l'épreuve du quotidien, par essence mouvant, et impacté par de si nombreux facteurs (notre niveau d'énergie, notre charge de travail, l'absence de collègues, votre enfant qu'il vous faut ramener pour la 4ème fois chez le médecin, etc.).

Lorsque tout roule, et que notre quotidien suit à peu près sa routine, nous réussissons plutôt facilement à dérouler quelques-uns de ces principes et à appliquer notre organisation habituelle. Nous avons d'ailleurs l'énergie pour y parvenir, et à priori suffisamment de marges de manoeuvre pour rebondir en cas d'imprévus (d'ailleurs, vous le savez désormais si vous me suivez depuis longtemps, une bonne gestion du temps intègre dès le départ le facteur "imprévus").

En revanche, ça coince lorsque notre routine quotidienne, rassurante et bien huilée, est bouleversée par un événement plus important (ou un facteur d'événements). La machine se grippe, c'est le (gros) grain de sable qui vient stopper net la mécanique...

Il peut s'agir d'une séparation, d'un accident, de l'annonce soudaine d'une maladie, de soins médicaux nécessaires, d'un changement de travail ou de poste, d'une perte d'emploi, ou tout simplement d'un accroissement excessif de travail... Nous avons chacun déjà expérimenté ce type d'événements et nous sommes tous concernés, à des degrés divers.

La difficulté, lorsque l'on traverse ce type d'épreuves, c'est de faire face à un quotidien qui, lui, continue de vous solliciter : enfants, maison, courses, repas, ménage, linge, papiers administratifs, mais aussi dossiers en cours, réunions, entretiens et projets à développer, tandis que votre temps, lui, n'est pas extensible... 

Cela se complique encore plus quand l'événement en question s'installe dans la durée. Je pense notamment aux nombreux aidants familiaux qui doivent répondre présents, et tenir bon, sur de longues périodes.

Et le véritable enjeu, dans ce cas précis, est d'assumer ses obligations sans perdre pied, et sans y laisser trop de plumes...

 

Mon propos aujourd'hui est de tenter de vous démontrer que vous pouvez justement, dans ces moments de plus forte tension et de stress, vous appuyer sur la gestion du temps.

 

En l'utilisant intelligemment...

Et en l'adaptant.

 

Et c'est cette gestion du temps que j'aime tout particulièrement et que je défends au quotidien !

Pas une gestion du temps théorique et inaccessible vers laquelle nous rêvons un jour de tendre (ou pas), mais bien une gestion du temps "vivante", au sens propre du terme.

 

Une gestion du temps ancrée dans la réalité, qui vit et évolue avec nous et notre contexte de vie.

Une gestion du temps qui se met à notre service et nous soutient, quand ça va bien, mais surtout aussi quand ça va un peu moins bien...

 

C'est dans ces moments-là qu'elle nous est le plus utile et qu'elle prend tout son sens.

 

  

 

Témoigner pour que vulnérabilité (même passagère)

ne rime pas avec culpabilité

 

Cela fait deux mois que je jongle avec une première hospitalisation de mon mari suivi d'une convalescence à la maison d'un mois et d'une seconde hospitalisation  qui date d'hier midi (je vous rassure, rien de très, très grave en soi, du style qui engagerait le pronostic vital, mais une maladie chronique qui le rend plus vulnérable aux infections et nécessite une surveillance attentive et minutieuse).

Cela implique pour moi, outre une charge émotionnelle que je n'avais pas, de fait, anticipé et avec laquelle je dois composer : 

  • un surcroit de fatigue (physique et psychique).
  • quelques épisodes d'anxiété, surtout au moment de me coucher (mais je dors bien malgré tout).
  • des visites à l'hôpital qui doivent s'intercaler, parfois difficilement, dans un agenda toujours chargé en cette période de fin d'année et rentrer en concurrence frontale avec mes obligations familiales ("Qui va pouvoir aller chercher Marie ce soir à l'école ?").
  • Des temps de travail réduits, parfois carrément amputés !
  • Une organisation familiale que je ne partage plus pour l'instant (ou très peu) avec mon mari (là où nous nous partageons habituellement les tâches de façon très équitable), et donc que j'assume seule, en impliquant toutefois encore davantage mes deux grands.
  • Quelques efforts pour maintenir une bonne ambiance à la maison, faire rire les enfants (un peu) et se faire (beaucoup) de bien (à coups de plaids bien moelleux, de fondants au chocolat et de bons petits plats - mon poulet au curry maison est top !)

 

Si je vous raconte tout ça, ce n'est pas, vous l'imaginez, pour vous raconter ma vie, et encore moins pour me plaindre et susciter votre compassion (et je vous le dis sincèrement, ce n'est vraiment pas l'objet de ma démarche) car je sais combien ce que je vis en ce moment n'a aucun caractère exceptionnel et que chaque famille a son lot de "complications".

J'ai compris en revanche que ce que je vivais en ce moment pouvait avoir valeur d'exemple et contribuer à déculpabiliser celles et ceux qui se sentent fragilisés à un moment ou à un autre de leur vie.

Je n'hésite pas d'ailleurs à le souligner dans mes ateliers ou en entretien de coaching dès que j'en ai l'occasion : 

Oui, on peut être une spécialiste confirmée de la gestion du temps, travailler depuis des années sur les questions d'organisation, de qualité de vie au travail et de l'équilibre ET connaître aussi des périodes plus compliquées, des hauts et des bas, et même, des ratés d'agenda !

So what ?

C'est plutôt rassurant, non ? ;)

 

 

Mes pistes pour ne pas perdre pied et tenir bon

 

 

 

Rentrons désormais dans le vif du sujet !

Pardon pour ce long billet, et tant pis pour celles et ceux que j'aurai perdus en cours de route, c'est probablement à celles et ceux qui me liront jusqu'au bout que ce billet est destiné... !

Voici donc très concrètement les aménagements que j'ai mis en place pour préserver l'essentiel, ne pas perdre pied en cours de route et conserver si possible ma lucidité :

 

1ÈRE PISTE : JE ME RECENTRE SUR L'ULTRA ESSENTIEL ET PROTÈGE MON TEMPS EN M'AUTORISANT À ANNULER OU À REPORTER UN RENDEZ-VOUS.

 

Concrètement, comment cela s'est traduit pour moi ?

 

J'ai pris le temps d'identifier mes engagements et mes priorités, professionnelles notamment mais aussi personnelles, d'ici la fin de cette année, histoire de les avoir bien en tête, et je les ai notés noir sur blanc.

Je privilégie donc, côté professionnel, les engagements déjà pris et notamment ceux pour lesquels, c'est la moindre des choses, j'ai déjà perçu un règlement : mes ateliers en ligne (ceux en cours et ceux à venir), mes coachings individuels en cours, les demandes de devis pour 2017, mes projets chauds en cours et liés à une actualité proche (mon prochain livre qui paraitra en janvier sur la gestion du temps, et un très chouette programme de méditation sur la gestion consciente du temps, sur lequel je travaille, et qui sortira en janvier également - je vous en reparlerai très vite !), une formation de trois jours en présentiel que j'animerai fin novembre sur la gestion du stress, la formation de 8 mois que je suis en tant que stagiaire à titre personnel. Point.

Vous aurez peut-être remarqué d'ailleurs que j'étais moins présente sur le blog ces derniers temps...

 

J'ai également pris le temps de repérer mes points de vigilance, c'est-à-dire ce sur quoi, me connaissant par coeur, je pourrais, à cause de la fatigue, d'un manque d'énergie passager ou d'un manque de disponibilité, négliger, faire passer à la trappe, voire carrément zapper, alors même que c'est important.

Pour tout le reste, je protège mon temps en m'autorisant à annuler ou à reporter tout ce qui ne rentre pas dans mon ultra essentiel sans culpabiliser (à l'exception de ce qui pourrait me permettre de souffler ou de recharger mes réserves d'énergie - Cf. piste n° 4).

Il peut s'agir, entre autres, d'un déjeuner, de la prochaine réunion des Mampreneurs de l'antenne que j'anime, ou des mails qui ne sont pas prioritaires. J'y mets cependant les formes et je prends le temps de m'excuser, et d'expliquer mon manque de disponibilité avec simplicité et honnêteté. 


 

2ÈME PISTE : JE PRENDS DEUX FOIS PLUS DE TEMPS POUR PLANIFIER !

 

Concrètement, comment cela s'est traduit pour moi ?

 

Saint-François de Sales disait : "Une demi-heure de méditation est essentielle, sauf quand on est très occupé. Alors, une heure est nécessaire."

 

C'est exactement le même principe de base en gestion du temps : 

 

L’idée à retenir, pour faire simple, c’est que plus on a de choses à faire, plus il faut prendre de temps pour planifier !

 

Pourtant, nous avons tous et toutes cette tendance naturelle à faire exactement l'inverse, saisi par la panique de ne pas parvenir à "tout" faire.

 

Une panique qui finit par nous paralyser et nous ôter toute lucidité pour avancer et accomplir nos priorités du jour.

 

 

Parce que ce mois de novembre est particulièrement bien rempli (sinon, c'est pas drôle !), je me suis préservée d'un sentiment de panique naissant face à ma charge de travail, de retour d'un déplacement sur Paris, en me posant une heure en fin de journée pour regarder bien en face cette charge de travail et lui affecter un créneau bien défini dans mon agenda sur les deux semaines à venir :

1- J'ai concrètement et basiquement noté sur une liste toutes ces choses à faire qui me venaient de plus en plus souvent à l’esprit (notamment les choses à faire sur les jours ou la semaine qui vient, donc plutôt sur du court-terme).
2- J'ai attribué à chacune de ces tâches une échéance précise.
3- J'ai scrupuleusement noté le temps que chaque tâche devrait me prendre (après estimation la plus réaliste possible).
4- Etape la plus importante : j'ai fixé à chacune de ces tâches un créneau bien défini dans mon agenda !

Ce simple travail, quand il est fait sérieusement, de façon réaliste (et donc réalisable), et jusqu’à la 4ème étape, libère considérablement l’esprit car une fois ce travail effectué, je n'ai plus besoin de faire des efforts pour me demander COMMENT je vais faire pour tout faire, puisque j'y ai déjà réfléchi à tête reposée, et un créneau a déjà été attribué à chaque tâche. C’est donc en quelque sorte déjà « traité » par mon cerveau. C’est comme si c’était déjà « pris en charge », et je n'ai plus à m'en occuper (sauf le jour J en revanche !).

Car plus nous parvenons à respecter ces créneaux que nous aurons minutieusement définis, plus nous apporterons du crédit à nos prochaines séances de planification, et plus notre cerveau sera rassuré sur le fait qu’il peut faire confiance à ce système. Un vrai cercle vertueux qui nous permet à la fois d’être plus efficace, mais aussi et surtout plus serein... et plus lucide !

De la même manière, je prends deux fois plus de temps le matin (au café dans la plupart des cas !) pour planifier ma journée. Je prends soin de regarder si ce que je prévois de faire est réaliste, si j'ai bien pris en compte un coefficient d'imprévus dans ma planification, bref, si tout ça tient la route ! C'est ce qui me permet, le reste de la journée, d'avancer les idées claires et de rester (autant que possible) efficace, et donc de garder la main sans me sentir dépassée.  Je m'y colle une bonne fois le matin (j'y mets toute mon attention sur un temps limité) et je suis tranquille pour la journée ;)

 

3ÈME PISTE : J'ACCEPTE SANS CULPABILISER QUE CERTAINS PROJETS N'AVANCENT PAS COMME JE L'AURAIS VOULU ET JE LES DIFFÈRE SANS SOUCI.

 

Concrètement, comment cela s'est traduit pour moi ?

 

Parce que nous ne pouvons pas tout contrôler et que nous ne sommes pas des sur-hommes, je lâche prise sur les projets que je souhaitais faire avancer à moyen terme. Je ne suis pas Shiva, je n'ai pas 4 ou 8 bras, je ne travaille pas (encore) la nuit. Alors, tout le reste, ça attendra 2017 ! Et tant pis pour les belles idées et les pics de créativité débordante, ils attendront aussi ! Mes projets d'audios, de formations PDF, pour ne citer qu'eux, sont simplement différés dans le temps. Ils verront le jour quand le moment sera venu.

C'est cela aussi ce que j'entends par s'inscrire dans une approche intuitive du temps, si chère à Kairos...

 

4ÈME PISTE : JE RESTE CONNECTÉE À CE QUI FAIT SENS POUR MOI, POUR recharger MES RÉSERVES D'ÉNERGIE... et pour souffler !

 

Concrètement, comment cela s'est traduit pour moi ?

 

Très basiquement, parce que beaucoup de choses reposent sur moi en ce moment, j'ai aussi mis la gestion de mon énergie en tête de liste de mes priorités.

M'accorder des bulles d'oxygène plus longues que d'habitude au café (toujours), ne pas renoncer à ce qui fait sens pour moi, comme le fait de maintenir mes 3 prochains déplacement sur Paris d'ici la fin de cette année, de prendre le temps d'écrire ce billet (écrire ici commençait sérieusement à me manquer !), ou encore de m'inscrire malgré le contexte à une formation de deux jours fin novembre sur la prise en charge du burn-out professionnel par le coaching. 

Rester malgré tout dans une dynamique de développement et de croissance est important pour moi, c'est aussi ce qui me permet de maintenir un équilibre qui profite à moi mais également, par ricochet, aux miens.

 

 

Je m'arrête là car il est minuit 35 et qu'il est temps que j'aille me coucher... J'ai un billet à publier tôt demain matin !

J'espère simplement, en écrivant ces derniers mots, que mon partage vous sera utile, aujourd'hui ou plus tard. N'hésitez pas à le partager avec celles et ceux qui pourraient en avoir besoin.

 

Je vous souhaite une douce nuit...

Diane

 

PS : Merci de m'avoir lue jusqu'ici.

 

En aparté

Ce billet, un peu plus personnel que les autres et totalement improvisé, fait suite à un échange téléphonique que j'ai eu avec l'une de mes coachées hier matin. Je lui racontais comment j'avais adapté ma gestion du temps pour faire face à une période un peu compliquée en ce moment.

En voyant combien mes propos trouvaient écho en elle, qui sort également d'une période difficile, je me suis dit qu'il serait utile de partager ici, avec vous, ce que j'ai concrètement mis en place.

Non pas pour conseiller de façon unilatérale ou dire avec arrogance "ce qu'il faut faire" mais bien pour partager modestement quelques pistes, issues dans ce cas précis de ma propre expérience personnelle, celles que j'applique en ce moment même. 

Je me dis, comme souvent d'ailleurs à travers ce blog, que si cela peut être utile à au moins l'un ou l'une d'entre vous, le temps (justement) que j'aurai pris pour écrire et mettre en forme ce billet n'aura pas été vain... Et cette seule perspective me met le coeur en joie.

N'hésitez pas d'ailleurs à venir partager via les commentaires ce que vous faites, vous, pour faire face à un quotidien qui se complique. Le forum est ouvert !

Diane

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commentaires

Céline 05/12/2016 00:23

Bonsoir,
Merci pour ce blog, merci pour ce billet.
J'en suis à mon 4ème brun out... ce dernier m'est tombé dessu suite à mon accouchement.
Il est minuit passé et je n'arrive pas à dormir car j'angoisse de ne pas réussir à m'organiser demain matin, j'ai peur d'être trop fatiguée!
C'est un comble!
Je relirai tranquillement tes conseils car c'est très concret et ça fait écho à mes difficultés...

Zen et Organisée ! 05/12/2016 07:02

Prends bien soin de toi, Céline ! Je prépare un billet assez complet sur le burnout, suite à mes deux jours de formation sur le coaching du burnout la semaine dernière, deux jours absolument passionnants ! Bon courage à toi, Diane

Virginie 27/11/2016 15:49

Bonjour Diane,
Merci beaucoup pour cet article qui fait écho en moi!
Comme d'habitude, vous savez rassurer et rationnaliser les évènements. Effectivement, culpabiliser de ne pas pouvoir TOUT gérer n'avance à rien.
Alors qu'en faisant un point honnête, en planifiant soigneusement nos priorités (en n'oubliant pas de s'inclure dans les priorités), on fait bien plus de choses que ce que la panique nous laisse penser.
Merci beaucoup pour votre témoignage touchant. Tous mes vœux de prompt rétablissement à votre mari et bon courage à vous.
A bientôt.
Virginie.

Zen et Organisée ! 27/11/2016 16:04

Merci beaucoup, Virginie ! Très touchée par votre petit mot (j'en profite pour vous dire que mon mari va mieux et qu'il reprend même le travail cette semaine !)
Bonne fin de week-end à vous et à très bientôt, Diane

Marina 21/11/2016 11:31

Hello Diane,
merci pour ce partage, car les "principes" que tu nous dévoiles sont précieux pour nous tous.
Oui, rester "organisée" lorsque les circonstances sont exceptionnelles ça n'est pas facile. Il faut encore mieux savoir où sont nos priorités, reporter le non urgent et non essentiel.
Surtout prends soin de toi et des tiens,
Bises
Marina

Zen et Organisée ! 21/11/2016 11:54

Merci pour ton petit mot, Marina ! Une grosse bise, Diane

Mounia 20/11/2016 23:35

Un grand merci pour cet article touchant et instructif a la fois qui tombe a point nommé. Courage a vous

Zen et Organisée ! 21/11/2016 07:29

Merci Mounia ! A très bientôt, Diane

Sophie M 18/11/2016 22:16

Coucou Diane,

Merci Diane pour ce billet que j'ai évidemment lu jusqu'à la fin ! Et que je relirai très certainement dans les prochains jours.
Je pensais beaucoup à toi ces derniers jours, en plein dans mon tunnel post Toussaint, 6 mois après la reprise. Comme prévu, beaucoup moins fringante qu'à la rentrée ...
Comme ce billet fait sens pour moi !
Mille mercis et plein de courage pour cette passe difficile pour votre famille, mais très certainement riche d'enseignements.
Je t'embrasse.


Sophie

Zen et Organisée ! 19/11/2016 18:45

Super, je me le note ! Bisous !

Sophie MOBILLION 19/11/2016 16:41

Je crois à 200 % à la connexion. Un échange téléphonique en décembre me ferait le plus grand plaisir !!!! J'attends des nouvelles de ta part quand ce sera le bon moment pour toi.
Prends bien soin de toi et des tiens.
Bon week-end !
Je t'embrasse.

Zen et Organisée ! 18/11/2016 22:22

Hello Sophie,

Merci pour ton soutien et tes encouragements ! J'ai aussi pensé à toi ces dernières semaines, tu vois, nous sommes connectées ! Si tu as besoin qu'on échange par téléphone en décembre, juste pour faire le point (hors coaching bien sûr), n'hésite pas, avec plaisir pour moi...
Prends bien soin de toi !
Je t'embrasse également et te souhaite un bon WE !

Pat 18/11/2016 12:41

Coucou Diane. Je t'ai lue jusqu'au bout :-)
Je ne suis pas concernée par une période difficile mais j'ai ponctuellement (et fréquemment) des périodes où je perds vite pied, où je ne sais plus par où commencer..
En général je fais une liste de tout ce que je dois faire et deja ça aide à l'apaisement
Mais c'est sur l'évaluation de la durée de chaque tâche et leur planification qu'il faudrait que je travaille.
Encore une fois je trouve de précieux conseils dans ton billet, dans lequel je retrouve ton éternelle bienveillance.


Je me permets de souhaiter un bon rétablissement à ton mari et bon courage à toi et tes enfants.

Zen et Organisée ! 18/11/2016 13:03

Merci pour tes encouragements, Patricia ! Une grosse bise de Montpellier :)

Anne Malherbe 18/11/2016 10:26

Merci pour ce billet, et tout ce qu'il contient de perso! Et je comprends de mieux en mieux, en te lisant, à quel point être maître de son temps (même avec les imprévus) c'est être maître de sa vie.

Zen et Organisée ! 18/11/2016 10:50

Merci à toi, Anne ! Oui, il s'agit aussi de changer son regard sur le temps et de pacifier la relation qu'on entretient avec lui... Il n'est pas notre ennemi, bien au contraire. Bises

Evelyne 18/11/2016 09:25

Je l'ai trouvé ultra intéressant et touchant cet article ... je suppose de par son contexte, il a une dimension différente qui nous fait vraiment prendre conscience que chaque personne peut avoir à des moments différents des difficultés à tout assumer... mais qu'avec une bonne organisation et une bonne gestion de son temps, tout est possible et surmontable. Je pense que la clé de ton article réside dans 2 points majeurs : ne surtout pas se culpabiliser et prendre le temps de gérer son temps.
Merci pour ce joli partage et bon courage dans ton quotidien chamboulé.

Zen et Organisée ! 18/11/2016 09:36

C' est parfaitement résumé, Evelyne ! Merci pour tes encouragements ✨ Diane

Géraldine 18/11/2016 08:25

Oh comme cet article me parle en ce moment ! Un carnet de commande bien rempli et un bout de chou qui tombe malade, ensuite moi qui tombe malade, et après la grande soeur ! Et des choix à faire ...

Zen et Organisée ! 18/11/2016 08:39

Tant mieux, Géraldine ! Bon courage...

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                       Diane BALLONAD ROLLAND

                      contact@zen-et-organisee.com

 

Face à l'accélération du temps, prenons le temps de nous poser, osons ralentir, en soi, chez soi mais aussi au travail, et commençons à nous réapproprier consciemment notre temps !

 

Maman de 3 enfants, je suis Coach, Consultante et Formatrice en Organisation Personnelle et Gestion du temps. 

 

Créé en 2010, ce blog propose, à travers des articles, des interviews ou des ateliers interactifs en ligne, une réflexion et des pistes concrètes pour changer notre regard sur le temps, apprendre à ralentir, nous recentrer sur nos vraies priorités, prévenir l'épuisement et trouver un meilleur équilibre entre les exigences de la vie professionnelle, les obligations de la vie familiale et nos aspirations personnelles.


"C'est le temps que tu as perdu pour ta rose qui fait ta rose si importante." (Antoine de St-Exupéry)