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27 octobre 2016 4 27 /10 /octobre /2016 07:15
Quelques pistes pour un système de classement efficace !

 

J'ai longuement hésité avant de vous parler de classement : "Non, mais tu n'y penses pas sérieusement, Diane ! Tu veux faire fuir tes lectrices ?"

Je le sais, le décrochage définitif n’est pas loin... (S'il vous plait, restez !).

Et pour cause, le classement, mal aimé de tous, est considéré comme LA tâche ingrate par excellence, tout juste digne d’être déléguée à la dernière stagiaire arrivée... 

Il fait d'aillers partie des tâches que l’on va procrastiner en premier.

Mais qui donc a eu la méchante idée de se lever un matin et d’inventer un jour une tâche aussi "inutile" ?

Et pourtant, je prends le risque ce matin en publiant ce billet, d'abord par pur esprit de contradiction (je suis irrécupérable sur ce point !), et puis aussi parce qu'au-delà de la réputation hautement rébarbative du dit-classement, je suis tout aussi convaincue de son rôle éminement stratégique. Le classement, que l'on veuille ou non, est d'une importance capitale !


Imaginez que j'anime une formation inter-entreprises de 3 jours sur le classement, "Classemen utile et efficace" ! Oui, 3 jours pleins à parler du classement et de ses enjeux à mes stagiaires ! Autant vous dire que je connais bien le sujet ;-)

Rassurez-vous, je ne vais pas ici vous transmettre 3 jours de contenu de formation mais quelques pistes seulement, et propositions pratico-pratiques...

 

 

Le classement, c'est de la communication !

 

Pourquoi, à votre avis, classons-nous ?

 

  1. D'abord, pour pouvoir instantanément retrouver une information au moment où on en a besoin ou on nous le demande.
  2. Pour permettre aux autres (le cas échéant) de pouvoir retrouver une information facilement en notre absence (y compris dans notre vie personnelle).

 

Car c’est véritablement au quotidien que s’éprouve la qualité d’un classement :

 

Un classement est efficace s’il permet à l’autre (et à soi)

de retrouver rapidement l’information recherchée.

 

Mettre en place un classement efficace suppose donc de concevoir une organisation de l’information qui tienne compte des logiques individuelles des différents protagonistes et les satisfasse.

 

Nous avons tous un jour été victime d’un mauvais classement : perte de temps, mauvaises décisions, énervement et impuissance sont les conséquences d’un classement dépassé et trop personnel.

 

Nous avons tous aussi été un jour cause de désordre : emprunts de documents, retard dans la réponse, déplacement de dossiers sans mise à jour des étiquettes, entassement des affaires en cours.

 

L’enlisement est vite arrivé !

 

Le classement, au fond, c’est de la communication !

Bien classer nécessite une bonne dose d’empathie, c’est-à-dire de capacité à se mettre à la place de l’autre.

En effet, chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

 

 

Je m’organise autour de ma logique de 

 

classement

 

Chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.

Votre classement doit être, en quelque sorte, le reflet de vos circuits neuronaux. Il doit refléter la façon dont vous avez choisi de structurer votre activité dans votre cerveau : préférez-vous accéder à vos dossiers par clients, par type d'activités, par projets, etc. ?

 

Votre logique de classement devra se retrouver indifféremment dans :

  • Vos dossiers physiques
  • Votre ordinateur 
  • Votre messagerie professionnelle

 

 

L’astuce du Coach : Ma Super clé USB

 

Gardez à l'esprit que la clarté que vous mettrez dans l'organisation de vos dossiers, qu'ils soient virtuels ou physiques, aura un réel impact sur votre efficacité.

Je l'ai récemment éprouvé, il y a quelques mois, quand j'ai pris le temps de faire le tri et de réorganiser les documents que j'avais accumulés sur ma Super clé USB qui me suit partout et qui fait office de bureau nomade.

Mes documents avaient fini par s'y "empiler", avec de nombreux dossiers en doublon, mal classés, dont certains n'étaient même plus d'actualité. Tout ceci ne correspondait plus à mon activité.

Un jour, j'en ai eu marre et j'ai consacré une après-midi entière à tout reprendre, à réorganiser et à classer ces dossiers en fonction de ce qu'était devenue mon activité à ce moment-là. Cela m'a pris du temps mais je peux vous assurer que j'en ai gagné beaucoup par la suite. J'y ai immédiatement gagné en clarté et en productivité, et ce, toutes les fois où j'ouvrais cette fameuse clé. C'est comme si, en l’ouvrant, j'empruntais une autoroute toute tracée !

L'impact a été immédiat et durable, comme un « double effet Kiss Cool » !

Et ce, avec une simple clé USB !

C'est ce même effet que doit vous procurer un classement optimal, dans votre ordinateur, sur votre bureau même, dans vos étagères, tiroirs, etc.

 

 

 

 

Encouragez-vous en rendant la tâche agréable

 

Classer peut être considéré par nombre d’entre nous comme une véritable corvée ! (Bon, ok, je le concède, il y a plus folichon dans la vie... ).

Pourtant, nous l’avons vu, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant agir sur son état d'esprit à l'heure d'aborder cette tâche et transformer ce que vous considériez comme une "épreuve à traverser" en moment « relativement » agréable !

 

COMMENT ?

 

  • D’abord, en le ritualisant : vous pourriez, par exemple, choisir de vous y consacrer 10 à 15 minutes chaque soir avant de quitter le bureau. Parfois, 5 mn peuvent suffire. 

 

Vous pourriez également choisir de vous réserver une plage définie et si possible fixe chaque semaine pour absorber le classement, par exemple une demi-heure le vendredi de 17h à 17h 30, histoire de terminer la semaine avec le doux sentiment d'être jour.

 

Pour votre administratif perso, même combat ! Libre à vous, toujours à titre d'exemple, de lui consacrer une demi-heure par semaine en soirée si vous travaillez, ou bien une heure le vendredi matin à 9h, en fonction de vos disponibilités et du retard accumulé en la matière.

Si vous êtes à jour, un quart d’heure par semaine pour trier, traiter et classer vos papiers devraient suffire.

 

  • En vous préparant un bon thé ou un bon café avant de commencer.
  • En mettant une musique qui vous plait.
  • En commençant, tout simplement. Faire le premier pas, est-il nécessaire de le rappeler, est souvent le plus difficile. Une fois que l’on a commencé, on se rend compte que ce n'était finalement pas si terrible que ça (ni si désagréable) et que cela ne valait pas le coup de reporter depuis plus de 5 mois et d'accumuler un mètre de pile de papiers.
  • En vous y mettant régulièrement : il vaut mieux en faire un peu chaque semaine   pour traiter et classer, que deux jours entiers tous les 6 mois.

 

 

Quelques règles pour organiser et « faire vivre »

 

son classement

 

 

1- Eliminez et rangez : soyez impitoyables !

 

Evaluez le retard accumulé puis fixez une ou plusieurs journées, selon le volume de documents, que vous consacrerez exclusivement au classement (et à l’archivage). Pour commencer, videz le tiroir ou le rayonnage dont vous vous servez le plus souvent.

Pour chaque document qu’il contient, posez-vous ces questions :

 

  • Est-il vraiment utile ?
  • Depuis combien de temps ne l’ai-je pas consulté ?
  • Est-ce que je peux le détruire ?

Soyez intraitable car un des obstacles majeurs pour retrouver ce que vous cherchez, c’est précisément l’accumulation de papiers sans intérêt.

 

 

2- Une affaire classée n'est pas une affaire enterrée !

 

Tout au contraire, rangée à sa place, l’affaire en question saura répondre au quart de tour à toute sollicitation. A l’inverse, une affaire non classée a toutes les chances d’être en réalité un dossier enfoui, des papiers dispersés non disponibles au moment voulu.

 

 

3- Tout dossier emprunté s'appelle "Reviens !"

 

Pour participer à une réunion ou examiner une matière complexe, il est possible d’emprunter un dossier. Cependant, une bonne pratique consiste à laisser à sa place une fiche permettant de le retrouver… et ne pas tarder à le remettre en place enrichi du résultat de la réunion ou de la réflexion.

 

 

4- C'est au quotidien que s'éprouve la qualité d'un classement.

 

Pour garder la confiance de tous dans le classement, il faut que les informations soient constamment à jour. Cela suppose un entretien quotidien, ou à défaut hebdomadaire, qui passe par du tri, du rangement et des « purges ». Chaque chose doit avoir une place et y être !

 

 

Loin de moi l'idée, bien sûr, avec ce simple billet, de vous transformer en "Pro du classement", mais j'espère, avec ces quelques pistes, vous avoir donné envie de vous réapproprier votre classement et de changer votre regard sur celui-ci...

N'hésitez pas à partager avec moi et entre vous, via les commentaires, vos bonnes pratiques en la matière ! 

 

Profitez-bien enfin de votre prochaine séance de classement (celle que vous ne manquerez pas de programmer dès maintenant, n'est-ce pas, sur votre agenda... ) ! ;-)

 

Diane

 

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commentaires

Kriss-Tell 01/11/2016 18:54

Bonjour Diane et merci pour cet article qui me redonne un peu de motivation.
En effet, que de temps perdu lorsque ses affaires sont mal classées ou mal rangées. Je trouve plus facile de rester "carrée" et globalement organisée au travail, mais beaucoup plus dur de s'y tenir à la maison.
Pour moi c'est encore un challenge. Je vais relire votre article lorsque je vais réussir à me motiver pour 1 journée de classement à la maison.

Zen et Organisée ! 02/11/2016 21:49

Bonsoir Kriss-Telle,
Je vous rassure, vous n'êtes pas la seule, il est très fréquent d'être plutôt organisé(e) au travail et beaucoup moins à la maison, et cela se comprend (c'est mon cas également) ! Il faut bien que l'on ait des espaces de décompression quelque part ;-)
Belle soirée à vous,
Diane

Nicolas de efficacite-familiale 28/10/2016 18:38

Bonjour
perso après avoir essayé pas mal de choses, je préfère tourner sur un système de classeurs car je trouve que ça force à plus de discipline que les boites d’archive : 1 classeur pour les grosses factures (celle qu’il faudrait ressortir en cas d’incendie par exemple), 1 classeur [Assurance, Banques, Divers, Enfants, Impôts], 1 classeur [Maison, P.Administratifs, Patrimoine, Santé, Voiture] et 1 classeur pour le professionnel (je suis salarié donc moins compliqué à gérer). En gros, un classeur fait 2 ans.

J’ai aussi essayé les meubles à archives (avec le même découpage) et niveau vitesse de classement, c’est assez imbattable !! Mais c’est aussi plus dur d’y retrouver un document précis.

PS : j'ai laissé le même commentaire sur le blog de Marina (http://accrodubudget.com/) qui abordait également ce thème donc ne me jetez pas des pierres! ;-)

Amicalement
Niko

Zen et Organisée ! 28/10/2016 18:47

Merci pour ta contribution, Niko ! ;)

NiniDS 28/10/2016 18:20

Merci pour tous ces conseils très intéressants. Il est vrai qu'en matière de papiers, que ce soit dans le domaine privé ou professionnel ou associatif, on en a vite une quantité assez énorme....
Il faut garder à l'esprit que le classement n'est jamais du temps perdu... je n'aime pas particulièrement le faire, mais pour le quotidien, je classe au fur et à mesure, et pour les choses plus permanentes, (papiers familiaux, assurances, voiture, etc.) chaque famille a son dossier avec des chemises s'il y a des catégories. Seuls restent sur le bureau les choses qui doivent être réglées rapidement.
Bises, belle soirée.

Zen et Organisée ! 28/10/2016 18:36

Merci pour ce partage, Nini !

kategriss 27/10/2016 09:41

Salut,

Chez moi le classement a été fait il y a trèèèèèès longtemps une bonne fois pour toute. Il s'agit de tous les papiers (physiques) qui sont rangés dans des dossiers suspendus par thématiques. Le tout dans un gros "caisson" de rangement.
Depuis, chaque fois que je reçois un bout de "paperasse" je classe immédiatement.
Et hop ! Pas de classement à faire !

Et côté informatique, j'ai des tâches régulières (tous les 2 jours, toutes les mois, tous les trimestres en fonction de la rapidité de remplissage) pour classer mes emails, différents dossiers, mes favoris, etc.

Zen et Organisée ! 27/10/2016 10:09

Top, parfaitement "zen et organisée", Kategriss ! :) Merci pour ton partage également et bon jeudi à toi !

pauline 27/10/2016 09:37

Coucou Diane,
petite idée supplémentaire : j'ai abandonné la clé USB au profit du DRIVE et c'est vraiment top. Plus besoin de faire des sauvegardes c'est instantané. On peut se connecter de n'importe ou à nos documents sans rien et surtout on peut travailler à plusieurs en même temps sur le même doc. Autant te dire que pour mon réseau c'est génial :D

Zen et Organisée ! 27/10/2016 10:09

Oui, bien sûr ! J'utilise pour ma part également Dropbox Pro ! Merci pour ton partage, Pauline :)

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                       Diane BALLONAD ROLLAND

                      contact@zen-et-organisee.com

 

Face à l'accélération du temps, prenons le temps de nous poser, osons ralentir, en soi, chez soi mais aussi au travail, et commençons à nous réapproprier consciemment notre temps !

 

Maman de 3 enfants, je suis Coach, Consultante et Formatrice en Organisation Personnelle et Gestion du temps. 

 

Créé en 2010, ce blog propose, à travers des articles, des interviews ou des ateliers interactifs en ligne, une réflexion et des pistes concrètes pour changer notre regard sur le temps, apprendre à ralentir, nous recentrer sur nos vraies priorités, prévenir l'épuisement et trouver un meilleur équilibre entre les exigences de la vie professionnelle, les obligations de la vie familiale et nos aspirations personnelles.


"C'est le temps que tu as perdu pour ta rose qui fait ta rose si importante." (Antoine de St-Exupéry)